Warum Einzelhändler Schwierigkeiten haben, Produktinformationen zu erhalten und effektiv zu nutzen

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Laut McKinsey stößt ein einzelner Einzelhändler im Durchschnitt auf 15000 ungenaue Produktdaten pro Jahr, was dazu führt, dass pro durchschnittlicher SKU 2-5 Stunden für die Überprüfung der Produktdaten aufgewendet werden.

Einer der größten Baustoffhändler im Vereinigten Königreich schätzte, dass im Jahr 2022 bei 70 % der Produkte von Lieferanten Produktinformationen fehlten oder ungenau waren, was unmittelbar zu einer hohen Rückgabequote beiträgt.

Warum ist die Übertragung von Produktdaten im Zeitalter der digitalen Information so zeit- und arbeitsaufwändig? Es sollte doch ganz einfach sein: exportieren-senden-importieren. Warum funktioniert es dann nicht wirklich so?

Mit unserer Lösung X-Trade haben wir Handelspartner verbunden und Daten von rund einer halben Million Produkten aus Hunderten von Datenquellen übertragen, wobei wir uns mit zahlreichen Datenverwendungsfällen, Strukturen, Systemen, Formaten, logischen Regeln und Benutzern in der Baustoff- und Möbelindustrie befasst haben

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Die wichtigsten Hindernisse

Nach unserer Erfahrung sind die Haupthindernisse für die Weitergabe von Produktinformationen folgende:

1. Internes Produktdaten-"Chaos" behindert effizienten Datentransfer intern und extern

Unabhängig davon, ob Ihr Produktportfolio 50 oder 5 Millionen Produkte umfasst, müssen Produktinformationen mit Einzelhändlern oder direkt mit Kunden ausgetauscht werden, um den Verkauf zu ermöglichen. Eine unklare Datenstruktur und mangelnde Konsistenz bei der Produktdatenverwaltung behindern die gemeinsame Nutzung von Produktinformationen durch interne und externe Benutzer erheblich. Wenn man sich nicht wirklich um die Produktinformationen und den darin enthaltenen Geschäftswert kümmert, ist der Ausdruck "mess in, mess out" sehr real.

2. Mehrere Datenquellen erschweren es den Einzelhändlern, die erhaltenen Produktinformationen auf einheitliche Weise zu verknüpfen

Auf Tabellenkalkulationen mit unzusammenhängenden Daten in verschiedenen Formaten folgen oft separate Preislisten und Dateien (Bilder, Leistungsverzeichnisse, DOPs, Zertifikate, BIM-Objekte), die sehr umfangreich sind und nicht mit den Produktdaten abgeglichen oder inkonsistent verknüpft sind. In vielen Fällen erschwert das Fehlen von Produktcodes oder ID-Nummern die Konsolidierung und den Import von Produktdaten zusätzlich.

3. Datenformat, das für andere Systeme "unverdaulich" ist

‍Beispielegibt es viele, z. B. Tabellenkalkulationen mit mehreren Tabellen, zusammengefügten Zellen, unklaren Überschriften, gruppiert oder gefiltert nach Farben; Broschüren oder DOPs im PDF-Format; Produktbeschreibungen in Textdateien; Bilder mit Namen, die nicht mit Produktdaten verlinkt werden können.

4. Die Datenzuordnung ist mühsam, wiederholend und fehleranfällig

Um digitale Daten in ein Handelssystem zuimportieren, müssen Sie jede empfangene Datenquelle, z. B. eine Tabellenkalkulation, der Datenstruktur im Zielsystem zuordnen.

Sollen Produktmaße in imperialen oder metrischen Einheiten angegeben werden? Sollte die Maßeinheit als separates Attribut gespeichert werden? Ist das Attribut "Durchmesser" in einem Produkt gleichbedeutend mit dem Attribut "Außendurchmesser" in einem anderen Produkt? Kann die "lange Beschreibung" des Produkts eines Herstellers als "Marketingbeschreibung" des Einzelhändlers verwendet werden, die in den Webshop einfließt? Was ist, wenn das Webshop-Attribut "Marketingbeschreibung" eine Längenbegrenzung hat? Die Liste lässt sich beliebig fortsetzen.

5. Verschiedene Produktgruppierungen erzwingen manuelle und sich wiederholende Abgleichprozesse

Jeder Hersteller, Großhändler oder Einzelhändler hat seine eigene Sortimentsstruktur und Produktgruppierung. Die Zuordnung von Produkten zu ihren jeweiligen Gruppierungen ist eine zeitaufwändige Aufgabe und erfordert ein Verständnis dieser Gruppierungslogik. Soll der Tisch als Schreibtisch oder als Küchentisch präsentiert werden? Oder sollte er vielleicht in beide Kategorien fallen?

6. Die Einhaltung von Branchenvorschriften und -normen erfordert Kenntnisse

Unabhängig davon, ob es sich um Sicherheitsvorschriften wie die CCPI oder um eingehende Handelsnormen wie DPP handelt, stellen sie alle klare Anforderungen an die Produktdatenstruktur, die Verwaltung und den Übertragungsprozess. 

Der Code for Construction Product Information schreibt beispielsweise vor, dass Produktinformationen klar, genau, aktuell, zugänglich und eindeutig sein müssen. Entspricht Ihre Produktdatenstruktur den wachsenden Anforderungen der Branche? Halten Ihre Systeme und Übertragungsverfahren Ihre Produktdaten auf dem neuesten Stand und sind sie für Einzelhändler jederzeit zugänglich?

7. Starre, manuelle und inkonsistente Datenübertragungslösungen machen den Datenimport sehr mühsam und schränken in der Folge die Produktpräsentation und die Sortimentsskalierung ein

Das Empfangen oder Herunterladen von Hunderten von Tabellenkalkulationen in verschiedenen Formaten, Preislisten in PDF-Dateien, Ordnern mit Dateien und Dokumenten und das manuelle Zuordnen und Importieren dieser Daten in interne Systeme ist zeitraubend genug. Bei einem solchen Arbeitspensum fällt es schwer, das Sortiment und die Produktpräsentation ständig an die Marktnachfrage und Trends anzupassen. Es ist schon schwer genug, die Produktdaten zu pflegen, so dass wenig oder gar kein Raum für die effektive Nutzung von Produktinformationen zur Umsatzsteigerung bleibt.

Die oben genannten Probleme gelten für die Produktdaten der meisten Hersteller. Was aber, wenn die Lieferantennummer eines Einzelhändlers in die Hunderte geht? Die Arbeitsbelastung ist unvorstellbar. Aber das ist heute die Realität der meisten Einzelhändler. Sie sind gezwungen, ihr Sortiment, ihre Produktinformationen und die Anzahl ihrer Lieferanten einzuschränken. Es nimmt Ressourcen weg, die für die Verwaltung von Bestellungen und die Entwicklung von Marketingkampagnen oder Verkaufsstrategien vorgesehen sind. Es behindert die digitale Präsenz sowohl der Einzelhändler als auch der Lieferanten. Es behindert das Geschäftswachstum aller beteiligten Parteien.

Was ist also die Lösung?

1. Überdenken Sie Ihre Produktinformationen und kaufen Sie sie neu

In einer zunehmend digitalen Welt ist es gefährlich, den geschäftlichen Wert zu ignorieren, der in Produktinformationen steckt.

Wie informieren sich Ihre Kunden über Ihre Produkte? Wie werden Ihre Produkte digital präsentiert? Wie kann man Ihre Produkte filtern, vergleichen und auswählen? Wie geben Kunden oder Ihre Händler Bestellungen bei Ihnen auf? Wie organisieren Sie die Lieferung? Wie analysieren Sie, was die Kunden am meisten anzieht?

Keiner dieser Prozesse kommt ohne Produktinformationen aus, auch wenn die Daten in verschiedenen Systemen gespeichert sind, die von vielen Benutzern intern und extern genutzt werden. Schauen Sie sich Ihren Bedarf an Produktinformationen, deren Struktur, Quellen, Prozesse, Anwendungsfälle, Systeme, Werkzeuge, Arbeitsabläufe und Nutzer genauer an. Überprüfen Sie, ob sie alle internen und externen Berührungspunkte berücksichtigen und die Anforderungen aller Parteien erfüllen, die Produktdaten innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens nutzen.

2. Ziehen Sie die Basislinie zwischen allen Ihren Datenquellen

Jede Datenquelle hat ihre eigene Struktur und Logik. Und das sollte sie auch! Sowohl Struktur als auch Logik dienen ihrem Zweck. Ob es um die Verfolgung von Geschäftsprozessen, Produktionsmanagement, Auftragsmanagement, Verkauf oder Marketing geht - Produktdaten sollten diese Prozesse erleichtern und nicht behindern. Es geht darum, den richtigen Produktschlüssel zu wählen und ihn zusammen mit den Produktdaten in allen Datenbanken zu verwenden. Ob SKU-Nummer, Produkt-ID oder GTIN, sie sollte für jedes einzelne Produkt eindeutig sein und zusammen mit den Produktdaten in jeder Datenquelle gespeichert werden. Dies ermöglicht einen einfachen Abgleich zwischen den Datenquellen und die Angleichung der Produktinformationen im gesamten Systemnetz.

3. Sicherstellung der Datenklarheit

Es gibt unzählige Möglichkeiten, Farben, Oberflächen, Installationsmethoden, Maße oder Lieferzeiten zu nennen. Sind die Daten, die Sie weitergeben, klar genug für jeden, der nicht in Ihrem Unternehmen arbeitet? Sind die Produktattribute leicht zu lesen und zu verstehen? Ist es Ihrem Händler möglich, Ihre Datenattribute ohne zusätzliche Erklärungen auf sein eigenes System zu übertragen?

Verwenden Sie einfache Namen, verständliche Bezeichnungen, gängige Ausdrücke und Standardformatierungen. Fügen Sie bei Bedarf Kommentare hinzu, die die Bedeutung des Attributs verdeutlichen und die Gefahr von Missverständnissen minimieren. Stellen Sie sicher, dass die gemeinsam genutzten Informationen das Produkt klar, genau und eindeutig für jeden darstellen, der die Daten liest, insbesondere für Kunden, Einzelhändler, Planer usw. außerhalb Ihrer Organisation.

4. Überwachen Sie Ihre Datenqualität

Indem Sie die Genauigkeit und Vollständigkeit Ihrer Produktinformationen kontinuierlich überwachen, können Sie sicherstellen, dass sie zuverlässig und aktuell sind. Dies erleichtert die Nutzung und eine vertrauenswürdige Analyse. Nehmen Sie regelmäßige Datenqualitätsprüfungen in Ihre Routinen auf. Sie können Berichte oder Exporte erstellen, Daten aus verschiedenen Quellen filtern oder vergleichen. Vergessen Sie nicht, mit den Nutzern zu sprechen und sich mit ihren praktischen Routinen vertraut zu machen! Sie sind gut unterschätzte Informationsquellen, die bei der Verbesserung der Datenqualität sehr hilfreich sein können.

Darüber hinaus trägt die Überwachung der Datenqualität dazu bei, Missverständnisse und Fehler im Bestellprozess zu minimieren, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und weniger Produktrückgaben führt. Einer der größten Baustoffhändler im Vereinigten Königreich gab zu, dass 70 % seiner im Online-Shop präsentierten Produkte Fehler in den Produktinformationen aufweisen, was zu einer erheblichen Anzahl von Rücksendungen führt. Wie wäre es, wenn Ihr Einzelhändler mit Ihnen kommunizieren und Ihnen Feedback zur Qualität Ihrer Produktdaten oder Verbesserungsvorschläge geben könnte? Lassen Sie die Türen für die Kommunikation über Ihre Produktdaten offen - es wird sich in steigenden Umsätzen auszahlen.

5. Machen Sie sich mit den Anwendungsfällen der Einzelhändler vertraut

Einzelhändler können bei verschiedenen Gelegenheiten und aus unterschiedlichen Gründen nach Produktinformationen fragen. Müssen sie ihr ERP oder ihren Webshop mit Daten versorgen? Arbeiten sie an einer neuen Verkaufskampagne im Laden oder einer digitalen Marketingstrategie? Müssen sie Branchenstandards einhalten oder die wachsende Marktnachfrage nach Datentransparenz erfüllen? Machen Sie sich mit dem Anwendungsfall vertraut und stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme und Prozesse flexibel genug sind, um zu jedem beliebigen Zeitpunkt verschiedene relevante Datensätze bereitzustellen, ohne zusätzlichen Aufwand zu verursachen oder die Datenqualität zu beeinträchtigen.

6. Kennen Sie die Berührungspunkte, bevor Sie eine Datenübertragungsmethode wählen

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, Produktinformationen auszutauschen, sei es per E-Mail, über die gemeinsame Nutzung von Tabellenkalkulationen, das Versenden von Dateien per FTP, über Cloud-Lösungen, Datenbanken, API oder Datenaustauschplattformen. Jede dieser Optionen hat ihre eigenen Vor- und Nachteile. Die richtige Wahl ist diejenige, die für alle Berührungspunkte in Ihrem Datenaustausch geeignet ist. Die Übertragung von Produktdaten zwischen beliebigen Systemen oder Datenbanken erfordert ein Verständnis für das Quellsystem, die Übertragungsmethode und das Zielsystem. Welche Übertragungsmethode würde zu den aktuellen Prozessen auf beiden Seiten passen - E-Mail, Dateifreigabe, Dateiablage, API-Aufruf? Welche Importmethode bevorzugt ein Einzelhändler - manuell mit CSV- oder Excel-Datei, halbautomatisch mit Dateiabholung oder automatisiert über API? Vergewissern Sie sich, dass die Datenübertragungsmethode den Anforderungen beider Seiten entspricht, ohne dass jedes Mal, wenn die Daten ausgetauscht werden, zusätzlicher manueller Aufwand entsteht. 

7. Behalten Sie die digitale Präsenz Ihrer Produkte im Auge

Der Einzelhändler ist eine direkte Erweiterung der digitalen Produktpräsenz und eine Schnittstelle für den digitalen Verkauf. Umfassende und konsistente digitale Produktpräsentation schafft Vertrauen und Loyalität bei den Kunden.

Wie werden Ihre Produkte von Ihren Einzelhändlern präsentiert? Ist die Präsentation auf allen Websites, auf denen Ihre Produkte zu finden sind, einheitlich? Enthält sie alle von den Kunden benötigten Informationen? Ist sie für die Suche und Filterung optimiert? Sieht sie ansprechend aus?

Sprechen Sie mit Ihren Einzelhändlern darüber, wie sie Produkte digital präsentieren und welches Produktdatenformat und welcher Datentransfer ihnen dabei helfen können, Ihre Produkte in ein digitales Rampenlicht zu stellen. Erwägen Sie die Verwendung von Schlüsselwörtern, eindeutigen Produktkennungen wie GTIN, die Formatierung der Daten für eine einfache Filterung und die Strukturierung für ein einfaches Pick-and-Match in jeder Datenbank und jedem Webshop.

Lesen Sie in unserem Blog mehr über die Auswirkungen von Produktdaten auf die digitale Produktpräsenz und den Verkauf: Die digitale Produktpräsenz und der Verkauf hängen in hohem Maße von einer nahtlosen Datenübertragung vom Lieferanten zum System des Händlers ab.

8. Beibehaltung der Kontrolle über den Datenaustausch

Verkaufsstrategie, Produktpreisgestaltung oder Segmentierung beeinflussen den Austausch von Produktdaten mit Handelspartnern. Lösungen für das Datenmanagement und den Datentransfer sollten Ihre Geschäftsbeziehungen unterstützen und fördern, anstatt sie einzuschränken. Das Gleiche gilt für die Einhaltung von Vorschriften oder Standards wie dem Digitalen Produktpass, die ein Versionskontrollmanagement erfordern. Unabhängig davon, ob Sie eine geografische Preisgestaltung verwenden, in verschiedenen Marktsegmenten zu unterschiedlichen Geschäftsbedingungen tätig sind oder eine effektive Möglichkeit zur Versionskontrolle benötigen - prüfen Sie, ob die Datenübertragungslösung Ihnen die Möglichkeit bietet, den Austausch von Produktdaten und Versionen effizient zu steuern. 

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9. Befolgung von Industriestandards

Lernen Sie die Beweggründe für Marktvorschriften, gängige Klassifizierungen, Industriestandards und Initiativen kennen und verstehen. Die Gründe, die dahinter stehen, werden Ihnen helfen, Ihre Produktdaten klar, genau und eindeutig zu strukturieren und zu halten sowie das am besten geeignete Datenübertragungsinstrument zu wählen.

Der Code for Construction Product Information schreibt beispielsweise vor, dass Produktinformationen klar, genau, aktuell, zugänglich und eindeutig sein müssen. Die Initiative entstand als Reaktion auf die unabhängige Überprüfung der Bauvorschriften und des Brandschutzes durch Dame Judith Hackitt, die nach der Grenfell-Tower-Tragödie durchgeführt wurde und jahrzehntelange Versäumnisse in der Bauindustrie aufdeckte. Es soll sicherstellen, dass die Nutzer von Produktinformationen über die notwendigen Fakten verfügen, wenn sie Entscheidungen über die Spezifikation oder den Einbau der geprüften Produkte treffen. Mit anderen Worten: Es soll hohe Standards für die Sicherheit von Bauprodukten gewährleisten.

Die britische NBS-Datenbank für Bauprodukte dient Architekten und Planern als Quelle und Hilfsmittel, um fundierte Entscheidungen zu treffen und Produkte direkt im Planungswerkzeug festzulegen. Sie erleichtert den Planern die Auswahl der richtigen Produkte.

Der europäische Vorschlag für einen digitalen Produktpass (DDP) fördert die Kreislaufwirtschaft und unterstützt nachhaltige Produktentscheidungen, indem er Produktinformationen über die gesamte Lieferkette und den gesamten Produktlebenszyklus hinweg verfügbar macht. Nach dem Pilotprojekt im Batteriesektor werden die vorrangigen Sektoren für die Einführung des DDP Elektronik, Textilien, Möbel und Bauwesen sein. Mehr über den Vorschlag und seine Folgen für die Möbel- und Bauindustrie erfahren Sie in unserem Blogbeitrag Was sind digitale Produktpässe und warum werden wir noch viel davon hören?

Es tut sich viel im Spektrum der digitalen Produktinformation. Die digitale Zukunft klopft nicht mehr an die Tür. Sie stürmt herein und bringt neue Anforderungen und neue Möglichkeiten mit sich. Um diese zu erfüllen und auf die Welle der digitalen Transformation aufzuspringen, sollten Sie sich für Produktdatenlösungen entscheiden, die die digitale Vision für die gesamte Branche unterstützen und ein intelligentes Netzwerk für den Austausch von Produktinformationen schaffen.

10. Wählen Sie Lösungen, die sich skalieren lassen

Skalierbarkeit ist für die Leistung und Kosteneffizienz von grundlegender Bedeutung. Dabei geht es darum, die zunehmende Komplexität und den höheren Bedarf zu bewältigen und gleichzeitig die Effizienz und Effektivität zu erhalten oder zu verbessern. Die Skalierbarkeit ist eine Schlüsseleigenschaft jeder robusten Datenverwaltungslösung. Achten Sie nicht nur darauf, wie viele Daten die Lösung verwalten kann, sondern vor allem, ob die Komplexität der Struktur, der Formate und der Anzahl der Verbindungen problemlos skaliert werden kann. Vielleicht haben Sie "nur" 50 oder 100 Produkte. Aber die Datenmenge, die für die digitale Präsentation des Produkts erforderlich ist, wächst jedes Jahr, ebenso wie die Anzahl der Berührungspunkte, mit denen Sie diese Daten austauschen müssen. Wählen Sie eine Lösung, die flexibel genug ist, um die wachsende Zahl von Attributen, Kategorien, Eingabe- und Ausgabeformaten, Verbindungen, Übertragungsmethoden und Berührungspunkten zu bewältigen.

11. Die Zukunft angehen - Anschlussfähigkeit und Automatisierung

Produktinformationen ändern sich ständig, und sie auf dem neuesten Stand zu halten, ist eine nie endende Aufgabe. Die Automatisierung löst das Problem, Produktdaten in allen angeschlossenen Systemen für alle angeschlossenen Parteien aktuell zu halten. Die wahren Vorteile der Automatisierung können jedoch nicht ohne Konnektivität erreicht werden. Anschlussfähigkeit ist in jeder Hinsicht ein entscheidender Wachstumsfaktor, da sie den Austausch erleichtert. Ganz gleich, ob es sich um ein kleines Unternehmen oder einen großen Konzern handelt, Konnektivität lässt Ihr Unternehmen wachsen. In einem sich immer schneller verändernden Umfeld sind Anschlussfähigkeit und Automatisierung die Zukunft des Produktdatenmanagements. Führen Sie daher Lösungen ein, die einen hohen Grad an Konnektivität und Automatisierung aufweisen und die Schaffung eines fehlerfreien, dynamischen und nahtlosen Produktdatennetzwerks, intern und extern, erleichtern.

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Schlussfolgerung

Mit der zunehmenden Digitalisierung und der exponentiellen Zunahme von Online-Inhalten durch KI wird eine robuste und vertrauenswürdige digitale Präsenz unbestreitbar zu einem Schlüsselfaktor für wirtschaftlichen Erfolg und Wachstum. Die Online-Präsenz eines Unternehmens in Form einer Website, eines Webshops, von Beiträgen in den sozialen Medien, Newslettern oder Blogs reicht nicht mehr aus, um Kunden zu erreichen und Vertrauen aufzubauen. Im Dschungel der Online-Inhalte wollen die Kunden problemlos relevante Produkte finden und bestellen. Das können sie nur, wenn ein Produkt selbst eine starke digitale Präsenz hat. Kunden verlangen mehr denn je Verfügbarkeit und Transparenz von Produktinformationen, und das gilt für jeden Ort, an dem das Produkt online zu finden ist - die Website des Herstellers, Webshops von Einzelhändlern, Branchendatenbanken usw. Der Aufbau und die Aufrechterhaltung einer starken digitalen Produktpräsenz beginnt mit der Übernahme der vollen Verantwortung für die Produktinformationen. Das bedeutet zum einen, dass die Produktinformationen klar, genau, aktuell, zugänglich und vertrauenswürdig sein müssen, und zum anderen, dass ein Datennetz geschaffen werden muss, das auf dem Prinzip der Anschlussfähigkeit, Automatisierung, Skalierbarkeit, Konformität und Zusammenarbeit beruht.

Sind Sie bereit für die nächste Ära der digitalen Transformation?